Konsten att lyckas med offentlig upphandling
Att tilldelas kontrakt genom offentlig upphandling kan utgöra en betydande inkomstkälla för många företag. Med anledning av att offentlig upphandling är mycket regelstyrd är det betydelsefullt att som företagare har koll på aktuella regler på området för att utforma sina anbud korrekt.
För att vinna en upphandling måste en anbudsgivare ha förståelse och kunskap om upphandlingen och dess ramar. Offentlig upphandling kan ske på olika sätt och omfattas av olika lagar. Att lägga tid och resurser på upphandlingsdokumenten kan därför vara ett vinnande koncept både för att utforma ett fördelaktigt anbud och för att förstå vad som ska genomföras vid eventuell tilldelning av kontrakt.
Den upphandlande myndigheten ställer upp ska-krav vilka således är obligatoriska krav och kan därför inte förhandlas bort. Genom anbudslämnandet är det därför viktigt att inte bara kontrollera att ska-kraven uppfylls utan också i anbudet visa att så är fallet. Lämna därför ett tydligt anbud där ni tydligt svarar på uppställda frågor utan att lämna mer information om verksamheten än nödvändigt. Det är även viktigt att observera vilka krav som ställs om ni väljer att åberopa annat företags kapacitet.
Utöver ska-kraven utformar den upphandlande myndigheten en utvärderingsmodell vilken används för att bedöma de lämnade anbuden. Det är därför viktigt att förstå hur utvärderingen ska ske för att utforma ett så fördelaktigt anbud som möjligt utifrån företagets förutsättningar.
En tydlig genomgång av upphandlingsdokumenten är inte bara en förutsättning för att utforma ett anbud och vinna en upphandling utan också en förutsättning för att kunna utvärderas andra företags anbud för det fall upphandlingen tilldelas något annat företag. Ett negativt tilldelningsbeslut behöver inte innebära att loppet är förlorat, det kan finnas möjlighet till överprövning.
En förutsättning för att överpröva ett beslut är att företaget lidit skada eller kunnat komma att lida skada, ett krav som ofta är uppfyllt om man har placerat sig på en andraplats i upphandlingen och uppfyllt samtliga krav. För det fall man vid en bedömning av det vinnande anbudet finner fel eller tveksamheter kan det således finnas en möjlighet till en framgångsrik överprövning.
Utöver att ha koll på den aktuella upphandlingens ska-krav och utvärderingsmodell är det fördelaktigt om man är bekant med och förstår de grundläggande principerna vilka präglar offentlig upphandling. Dessa principer ska följas genom hela upphandlingens gång och för det fall principerna inte följts kan det finnas anledning till att en ny anbudsutvärdering ska göras eller att upphandlingen ska göras om. Principerna som aktualiseras vid offentlig upphandling är; likabehandling, icke-diskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Har dessa principer frångåtts vid upphandlingen kan det finnas anledning att överpröva.
Med denna krönika vill jag således uppmana företag att skaffa sig kunskap och kontroll över de upphandlingar man väljer att delta i. Genom att sätta ihop ett team som både kan verksamheten och de upphandlingsrättsliga regleringarna har man större möjlighet till framgång. För det fall ert företag inte vinner upphandlingen, ge inte upp! Kontrollera möjligheterna till en överprövning men observera de korta tidsfristerna.
Med anledning av de ofta stora värden kontrakt genom offentlig upphandling kan ge verksamheten finns anledning att lägga tid och resurser på dessa frågor. Har ni inte den kunskap som är nödvändig finns anledning att anlita en advokatbyrå som kan hjälpa er, både proaktivt och vid överprövningar. Kunskap om upphandling kan således bidra till ökad gynnsamhet inom verksamheten.
Johanna Rygaard
Biträdande jurist
Maminza Advokatbyrå AB